Közhely, hogy egy vállalkozónak nincs hétvége, ünnepnap, Szilveszter… és elméletileg így is van, de persze szükségtelen ilyen szigorúnak lenni önmagunkhoz. A leltározásról már minden ’újszülött’ koron túllévő vállalkozó hallott, mégsem érdemes egy legyintéssel elintézni és a könyvelőkre testálni. Nagyon sok adó és pénz múlhat rajta, amit kár kidobni az ablakon…

A leltározás szó hallatán mindenkinek az unalmas bolti leltározás jut eszébe, a boltok ajtajára kiakasztott ’Leltározás miatt zárva’ felirattal. Erről azonban jóval többről van szó, ami a vállalkozók többsége előtt többnyire ismeretlen.

A vállalkozások döntő többségének könyvelési feladatait a Számviteli törvény szabályozza. A törvény előírásai szerint az év végi beszámolót és társasági adó bevallást csak megfelelő leltárral alátámasztva lehet elkészíteni. És ez nem pusztán a könyvelőkre hárítható unalmas papírmunka. A beszámoló részét képező mérleg (a vállalkozás vagyonát és kötelezettségeit kimutató elszámolás) minden egyes elemét alá kell támasztani leltárral.

A ’minden egyes elem’ alatt értendő egy átlagos vállalkozásnál az eszközök (ingatlanok, irodai berendezések, gépkocsik), az árukészlet, a be nem folyt vevőkövetelések, a pénztár és a bankszámla valamint a ki nem egyenlített kötelezettségek összege az év zárónapján. És innen érdekes a dolog. Az eszközök és a készlet leltározása egyértelmű és megszokott (remélem :)), de a többi felsorolt tételé sajnos nem.

A fent felsoroltak közül a még be nem folyt vevőkövetelések és a ki nem fizetett kötelezettségek érdemelnek külön említést. Ha év közben nem szenteltünk ezen tételek folyamatos karbantartására időt, akkor egy évben egyszer a saját érdekünk megtenni (a törvény 3 évenkénti kötelező leltárt ír csak elő, de ha a pénzünkhöz szeretnénk jutni, ez kevés). Évenként egyszer szánjunk rá pár órát, hogy a könyvelőktől megkapott kimutatásokat a saját adatainkkal (mert ugye ilyen minden magát kicsit is komolyan vevő vállalkozónak van! ….). Ekkor még van valamennyi esélyünk az év közben be nem folyt bevételeket behajtani, vagy utána járni miért is nem kaptuk meg a pénzünket. Ha a hivatalos lépéseket betartva (fizetési felszólítások, ügyvédi felszólítás, fizetési meghagyás) sem tudjuk behajtani a pénzünket, akkor extra adókötelezettség nélkül esélyünk van veszteségként leírni azokat. Ha nem figyelünk erre minimum egy évben egyszer, akkor egyrészt nem tudjuk behajtani a pénzünket, másrészt veszteségként leírni is csak plusz adófizetéssel lehet.

(Kép: postdoc.hms.harvard.edu)
Ugyan ilyen logikával nézzük át a könyvelő által kimutatott ki nem fizetett kötelezettségeinket. Ha adminisztrációs hibát fedezünk fel, még van idő kijavítani, és nem hurcolászzuk magunkkal a könyvelésben évekig, amire aztán persze senki nem tud jó megoldást. Másrészt elkerülhetjük a pénzügyileg és üzletileg is kellemetlen meglepetéseket, ami a meg nem fizetett kötelezettségekkel, adótartozásokkal és törlesztő részletekkel jár.

A leltározás menetét és dokumentálását (kik, mikor, milyen dokumentumok alapján, milyen hibahatárokkal leltározhatnak) minden vállalkozásnál a szabályzatok részét képző Leltározási szabályzat rögzíti. Ennek a szabályzatnak a megléte is a vállalkozás ügyvezetőjének a feladata és felelőssége.
Miután végigverekedtük magunkat a leltározás eddig említett részén, persze még bonyolíthatjuk az egyes vagyontárgyak értékének változtatásával. De erről egy másik alkalommal…