A számla kötelező adattartalmára vonatkozó előírásokat elsősorban az ÁFA törvény valamint a Számviteli törvény szabályozza, viszont sokak számára nehezen értelmezhető jogi szövegkörnyezetben, ezért az alábbiakban a legfontosabb tudnivalókat összefoglaljuk.

Kötelező minden számlán az alábbi adatokat feltüntetni:

- számla kibocsátás kelte (Alapesetben, teljesítéstől számított 15 napon belül), a gazdasági művelet teljesítésének időpontja, időszaka
- számla sorszáma, amely a számlát egyértelműen azonosítja
- számlakibocsátó neve, címe, adószáma,

(adószám: abban az esetben, ha: a vevő az áfa fizetésére kötelezett: vagyis fordított áfa fizetés esetén (pl. bizonyos ingatlan vagy mezőgazdasági ügyletek esetén), vagy a vevő európai unión belüli, de Magyarországon kívüli adóalany és közösségi adószámmal rendelkezik, illetve ha a vevő részére teljesített termékértékesítés vagy szolgáltatásnyújtás alapján az áthárított áfa összege a 1 millió forintot eléri vagy meghaladja)

- vevő neve, címe (akár telephelye is lehet,) adószáma
- értékesített termék/szolgáltatás megnevezése, mennyisége, nettó egységára (adó nélküli értéke)
- számla nettó értéke (adó nélküli értéke)
- az ÁFA százaléka és értéke

Néhány esetfüggő kötelező tartalmi elemek a következők lehetnek:

- "Kisadózó" szöveg feltüntetése, ha a számla kibocsátója a KATA adózás választotta,
- számlakiállító közösségi adószáma, csoportos áfa alanyiság esetén a csoport azonosító első 8 számjegye,
- alkalmazott árengedmény

- jogszabályi hivatkozás vagy más utalás arra, hogy az értékesített termék/szolgáltatás mentes az általános forgalmi adó alól
- devizás számla esetén, az ÁFA értéke forintban átszámolva, ha van áthárított áfa

- "pénzforgalmi elszámolás" kifejezés feltüntetése, ha a számla kibocsátója az áfa szempontjából ezt választotta.

- "önszámlázás" kifejezés feltüntetése, mikor a számlát az igénybe vevő, a terméket beszerző állítja ki saját magának.

- "fordított adózás" kifejezés feltüntetése, mely esetben az adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett. (például acélipai termékek)

Nem kötelező, de feltüntethető adatok:

- értékesített termék/szolgáltatás besorolási jelölése (VTSZ, SZJàKSH szerinti) a számlakibocsátásra kötelezett választása szerint.
- fizetési mód
- fizetési határidő

Egyéb számlázási tudnivalók

- Megfelelőségi nyilatkozat helyett számlázó program bejelentése: Megszűnt a megfelelőségi nyilatkozat! 2014.07.01-től nem kell megfelelőségi nyilatkozatot adni a számlázó programhoz,  csak be kell jelenteni a számlázó program vásárlását a NAV felé 2014. október 1-től.

- Számla kelte: A számlán a számla keltének mindig annak a napnak kell lennie, amikor Ön a számlát kiállítja. A számla kelte elméleti esetben tehát sem múltbéli, sem jövőbeli dátum nem lehet.

- Számla sorszáma: Azonos cégnév alatt tilos azonos sorszámmal számlát kiállítani! Amennyiben Ön több számítógépen, egymástól teljesen függetlenül (nem hálózatba kötve) számítógéppel állítja ki számláit, úgy minden gépen/telephelyen állítsa be a számlázó programban a számla sorszámozása előtt feltüntetendő előtagot! (pl. egyik telephelyen A2015/00001, másik telephelyen B2015/00001).

- Számla aláírása: A számla aláírás és pecsét nélkül is érvényes! Ez a szabály teszi egyébként lehetővé azt is, hogy a számlát egyszerűen akár e-mailben is átküldheti a vevőnek, a vevő így kinyomtathatja azt, Ön pedig megspórolhatja a postaköltséget.

- a gazdasági műveletet elrendelő személy vagy szervezet megjelölése, az utalványozó és a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, valamint a szervezettől függően az ellenőr aláírása; a készletmozgások bizonylatain és a pénzkezelési bizonylatokon az átvevő, az ellennyugtákon a befizető aláírása;

- Előleg számlázása: Megszűnt az előleg számla, mint önálló bizonylat. Előleg számlázása esetén állítson ki egy hagyományos számlát, ahol az értékesített termék neve az legyen, hogy "Előleg" és közvetlen alatta a megjegyzésként tüntesse fel, hogy az előleget milyen termékkel/szolgáltatással kapcsolatban számlázta ki a vevő részére.

- EU-s ügyfélnek történő számlázás ÁFA nélkül: Csak akkor számlázhat ÁFA felszámítása nélkül EU-s ügyfélnek, ha Ön is és a vevő is rendelkezik érvényes közösségi adószámmal, és az a számlán fel van tüntetve.

- Számla nyelve: A számlát a magyar nyelven kívül bármilyen élő idegen nyelven is kiállíthatja, de ilyenkor javasolt a magyar fordítás feltüntetése (kétnyelvű számla). Ellenőrzés során a számla kibocsátójától megkövetelhető, hogy saját költségére gondoskodjon a hiteles magyar nyelvű fordításról.

- Elektronikus számla: Papír használata nélkül is kiállíthat számlákat, de az ilyen elektronikus számlák esetében kötelező a számlákat minősített elektronikus aláírással ellátni vagy a számlákat egy speciális elektronikus adatcsere-rendszerben (EDI) létrehozni és továbbítani. Nagyon fontos, hogy az elektronikus számlázás alkalmazása esetén a vevő előzetes (jellemzően írásos) beleegyezése szükséges.

Amennyiben a számla az ÁFA tv-től eltérő törvényekben meghatározott adatokat nem tartalmazza (például: Környezetvédelmi termékdíj, Reklámadó által megkövetelt tájékoztató adatok.), vagy azokat hibásan tartalmazza, a számla ilyen hibája, hiányossága a számlabefogadó adólevonási jogát nem befolyásolja.