Új év, új remények, és rengeteg munka. Sajnos az év eleje sok kis és középvállalkozás számára elképesztő tempóban indul, ami sokszor magával hozza azt is, hogy fontos feladatokról, lépésekről egyszerűen megfeledkezünk. Ez azonban veszélyes, hiszen komoly kockázatot, ezáltal pedig anyagi veszteséget rejthet magában.

Mivel az idő szűk, így ez is rendszeresen előfordul, hogy a vállalkozók lemondanak egy olyan feladat elvégzéséről, amit nem tartanak olyan fontosnak, ez sajnos a legtöbbször a monitoring, ami kedvezőtlen megítélésével ellentétben a cég fenntarthatóságának és nyereségességének egyik igencsak fontos alappillére, így kihagyni nagy felelőtlenség!

Minek?

Ez egy jó kérdés, hiszen elsőre, de talán még másodszorra is feleslegesnek tűnik a monitoring. Ám ha csak egy kicsit is belegondolunk, akkor már láthatjuk az értelmét. A sikeres cég vezetéséhez bizonyos rendszereket indítunk útjára. Ezek között vannak a beszállítói rendszerek, a kifizetések, az üzletkötési metódusok, vagy akár a vásárlók kiszolgálásának magas minősége. Mivel nem állhatunk ott mindig és mindenkor, így ezeket a rendszereket bizonyos szabályok alapján működtetjük.

A megfelelő szakemberekkel leülünk, összerakjuk a szabályokat, modellezzük a folyamatot, és javítunk ott, ahol kell. Ha elégedettek vagyunk, akkor útjára indítjuk a folyamatot, és nagy mosollyal szemléljük az alakulását. Sőt, egy idő után rá se kell nézni, hiszen a jól megalkotott szabályok működtetik a rendszert, ahogyan azt kell.

És ez az a pont, ahol nagyon nagyot lehet bukni. Minden rendszert – kivétel nélkül – a működése során külső tényezők is befolyásolnak. Ezeket is bele lehet kalkulálni a folyamatba, de azzal is számolni kell, hogy ezek bizony változnak.

Akkor mi a teendő?

Nos, a képlet a változások miatt úgy módosul, hogy időnként- ha lehet, rendszeresen – rá kell nézni a folyamatra, és ellenőrizni kell, hogy az előzetesen felállított szabályokat. Ehhez eszköz a monitoring, illetve ez maga a folyamat. Hogy szükséges-e az nem is lehet kérdés, és azzal sem lehet takarózni, hogy az adott vállalkozás kicsi. Hiszen minden, kivétel nélkül minden cég működtet olyan rendszereket, amiket ápolni, javítani kell, legyen szó a vevőkkel való kommunikációról, vagy akár a partnerekkel folyatatott megbeszélésekről.

A monitoringot mindenképpen a vezető bevonásával kell elvégezni, és persze nem árt, ha jelen van egy, az adott témában járatos szakember is. Az új szabályok felállítása, vagy a régiek korrigálása pedig megint csak egy ideig lehet életben, szükséges az újra és újra megismételt felülvizsgálat.

Felelősség

Vállalkozóként a saját bőrünket visszük a vásárra, a tőke, a profit, de a veszteség is a miénk, vagyis a kockázatvállalásra a lehetőségekhez mérten csak minimálisan van szükség. De semmi esetre sem érdemes kockázatot vállalni egy olyan eseménysorban, amit teljes egészében kontrollálni tudunk, vagyis a lehetséges veszteségek kiküszöbölhetőek. Igen, ez időbe, és akár pénzbe is kerülhet, de amit nyerünk rajta, az többet ér, ez pedig a biztonság, a visszacsatolás, hogy a cég jól működik, jó irányba haladunk.

Az év eleje bár rengeteg feladatot hordoz magában, mindenképpen remek alkalom a monitoring egyik időpontjának, és arra is, hogy kiértékeljük az elmúlt évet. Ilyenkor érdemes a szabályokat is felülvizsgálni, és adott esetben megszabadulni olyanoktól, mik már nem illeszkednek az elképzelésekhez, a megváltozott környezethez, törvényi, és vállalkozói háttérhez.