Vállalkozóként talán a legnehezebb feladat, hogy egyszerre tudjunk foglalkozni az összes, fontos, halaszthatatlan dologgal, a munkafolyamatokkal, figyelni tudjuk a határidőkre, a tárgyalásokra, és még maradjon erőnk élni, és a családdal is foglalkozni. Ha valakinek ez elsőre, magától megy, az szinte félig Ghandi, de minimum nem kezdő ezen a területen. A többieknek pedig meg kell tanulni a feladatok megosztását és az időmenedzsmentet!

(kép: woodlandgifts.blogspot.hu)

Kiszervezni a munkát?

Igen! Vállalkozóként elképesztő mennyiségű feladattal kel megbirkózni minden egyes napon. Ezeknek egy része mindenképpen a mi kezünk alá tartozik, egy része azonban kiszervezhető. Ráadásul meglepően nagy része, de ezt sokan nem látják.

A hatékony, és főleg a sikeres munkához időre van szükség, és koncentrációra. Egy ember figyelme, ideje és energiája azonban csak véges mennyiségben áll rendelkezésre. A vállalkozóknak is szembesülniük kell ezzel a ténnyel, és mivel nem tudják a napot 36 órássá dúsítani (ami csak egy ideig lenne elég), ezért kénytelenek másik megoldást találni.

Ennek első lépése az asszisztens. Itt nem kell feltétlenül egy másik kollegára gondolni, hiszen sok esetben egy jó könyvelő is elvégzi ennek a feladatnak egy részét. A megfelelően elhivatott szakember az adózási határidőkkel, a befizetési, lejárati időkkel, és más, a NAV vagy a könyvelés felé fontos dátumokkal nem csak tisztában van, hanem arról rendszeresen tájékoztatja is az ügyfeleit. Persze az ember a fontosabb határidőket egy idő után megjegyzi, de mégis jól jön, ha valaki egy csendes kis e-mailt küld, amiben figyelmeztet a közelgő határidőre. Nem tolakodóan, csak azért, hogy ne vesszen el a rengeteg feladat között.

Ha a cél az, hogy a mindennapjainkat más szervezze, akkor arra már mindenképpen asszisztens kell. Így lesz egy második agyunk, aki leveszi a terhet a vállunkról, hogy napjainkat hogyan is állítsuk össze. Ez pedig hatalmas segítség lehet. Ha ennél is összetettebb feladatokat kell kiszervezni, akkor ahhoz már szakemberre lesz szükség. Ez ilyen kolléga kiválasztása pedig nem egyszerű feladat. A feltétlen bizalmon kívül a jártassága, és a rátermettsége is fontos szempont. Ám még abban az esetben is, ha az életünket is rábíznánk, egy visszacsatolási, ellenőrzési rendszer elengedhetetlen!

Időmenedzsment

Ha nincs lehetőségünk a plusz kolléga alkalmazására, akkor az időmenedzsmenttel kell ügyeskednünk. Az első lépés, hogy határozzuk meg azt az időintervallumot, amit be akarunk osztani, és egy vésztartalékot (mondjuk plusz egy órát), amivel még sürgős esetben számolni lehet. A feladatokat erre az időszakra szervezzük, szépen, minden lehetőséget belekalkulálva. Ezt érdemes egy erre alkalmas programban vezetni, és nem csak naponta elgondolkodni rajta. A leg ideálisabb az, ha lehetőségünk van egy hétre előre tervezni (ennél hosszabb időre nagyon ritkán lehetséges), és egy app, vagy program segítségével értesítést is küldetni magunknak arról, éppen mi is következik.

Sok vállalkozó érzi úgy, hogy ez a feladat – mármint a rendszerezés – felesleges, hiszen képes észben tartani azt, hogy mit és mikor is kell csinálnia. Ám ebből a későbbiek folyamán biztosan kapkodás lesz. Nagyon jó példa erre, a közelgő, KFT-k számára kötelező törzstőke emelési határidő (márc. 15.). aki eddig halogatta – hiszen még nem volt meg a határideje, még van rá idő -, az most kapkodni kezd, és nem egy jól átgondolt, a megfelelő szakemberrel átbeszélt lépést tesz, hanem gyorsan tüzet olt. Ez nem költséghatékony, hatalmas a rizikója, és ami megint csak nagyon fontos: nem profi.

Az a vállalkozó, aki az idejét, figyelmét, feladatait sem képes menedzselni nem fog bizalmat ébreszteni a partnerekben sem, hiszen a magabiztosság mellett a szervezettség a másik pillér, ami a személyes döntéseket erősen befolyásolja az üzleti életben.